Règlements

LA TABLE DES AÎNÉES & AÎNÉS DE LANAUDIÈRE

RÈGLEMENTS   GÉNÉRAUX

1.      NOM ET INCORPORATION

La présente corporation, connue et désignée sous le nom de " LA TABLE DES AÎNÉES & AINÉS DE LANAUDIÈRE" est incorporée comme organisme sans but lucratif selon la troisième partie de la Loi sur les cornpagnies (Québec) en date du 9 février 2001 sous le numéro matricule 1149855463.

2.      SIÈGE SOCIAL 

Le siège social de la corporation est établi sur les territoire de Lanaudière au 365 boul. Manseau, Joliette, Qc J6E 3G9 ou à tout autre endroit que le conseil d’administration de la corporation pourra déterminer. 

3.      OBJETS

Les objets pour lesquels la corporation a été constituée sont les suivants:

•  soutenir et promouvoir les organismes qui oeuvrent à la défense des droits et du bien-être des personnes âgées de Lanaudiere, favorisant ainsi le maintien et l’amélioration de leur qua1ité de vie;
• favoriser l'échange d’informations;
• contribuer au développement économique, social et culturel de la région Lanaudière;
• faciliter la concertation entre les associations d’aînées et d’aînés et les organismes partenaires;
• présenter des avis auprès des organismes gouvernementaux.

 4.      SCEAU

Le sceau de la corporation, dont la forme est déterminée par le conseil d’administration, ne peut être employé qu'avec le consentement du président ou du secrétaire.

MEMBRES

5.     CATÉGORIES

La corporation comprend trois (3) catégories de membres: à savoir: les membres réguliers (dont les représentants ont le statut de membres actifs), les membres associés et les membres honoraires.

 6.    MEMBRES RÉGULIERS

Est membre régulier tout membre d'un comseil d'administration d'association régionnale qui a été désigné comme représentant ou subtitut de ce dernier. 

7.     MEMBRES ASSOCIÉS

Peuvent être membres associés: les organismes sans but lucratif ou regroupement d’OSBL dont la mission est d’offrir des activités et ou des services à la population ainée de la région Lanaudière.

Les membres associés peuvent participer aux activités de la corporation et assister aux assemblées des membres, mais ils n ‘ont pas le droit de voter lors de ces assemblées. Ils ne sont pas éligibles comme administrateurs de la corporation. 

8.    MEMBRES HONORAIRES

Il est loisible au conseil d’administration, par résolution, de nommer membre honoraire de la corporation, toute personne physique ou morale qui aura rendu service à la corporation par son travail ou par ses donations, ou qui aura manifesté son appui pour les buts poursuivis par la corporation.
Les membres honoraires peuvent participer aux activités de la corporation et assister aux assemblées des membres, mais n’ont pas le droit de voter lors de ces assemblées. Ils ne sont pas éligibles comme administrateurs de la corporation.

9.      PROCÉDURE D’ADHÉSION

 Afin de devenir membre de la corporation, un organisme ou un regroupement doit:

• Correspondre aux critères définissant les membres;
• Adhérer aux objectifs et aux buts de la corporation;
• Fournir une demande d’adhésion à la corporation qui contient un extrait du procès-verbal d’une de ses instances décisionnelle faisant état de sa décision d’adhérer à la Table;
• Payer la cotisation fixée par 1’assemblée générale.

Un organisme ou regroupement devient membre de la corporation immédiatement après l’adoption d’une résolution du conseil d’administration confirmant que le demandeur correspond aux critères. 

10.     DÉMISSION

 Toute démission d’un membre doit être envoyée par lettre par 1'instance décisionnelle qui l’a nommé au secrétaire de la corporation. 

11.     SUSPENSION ET RADIATION

 Le statut de membre est retiré par une résolution du conseil d’administration adoptée au 2/3. La résolution du conseil d'administration de retirer le statut de membre à un organisme est temporaire et doit être soumise à l’assemblée générale suivante qui en dispose de façon définitive ou pour une période déterminée. 

ASSENBLÉE DES MEMBRES 

12.     COMPOSITION DE L’ASSENBLÉE GENERALE

 L’ assemblée générale de la corporation est composée de deux (2) personnes déléguées par membre régulier en règle.

13.     ASSEMBLÉE ANNUELLE 

L’assemblée annuelle des membres est tenue dans les quatre-vingt-dix (90) jours qui suivent la fin de l’exercice financier de la corporation, à la date et à l’endroit fixés par le conseil d’administration. 

14      ASSEMBLÉE ORDINAIRE 

La corporation étant une instance de concertation, elle tient des assemblées dans le but d’échanger, de se concerter et de mettre sur pied des comités de travail selon un agenda établi par le conseil d’administration. 

13.    ASSEMBLÉE EXTRAORDINAIRE 

L’assemblée extraordinaire est convoquée par le secrétaire sur demande du conseil d’administration. Cependant, le conseil d’administration est tenu de convoquer une assemblée extraordinaire des membres sur réquisition à cette fin, par écrit, signée par au moms six (6) membres réguliers qui devra spécifier le but et les objets d’une telle assemblée extraordinaire.
A défaut par le conseil de convoquer et de tenir une assemblée extraordinaire demandée par les membres dans les vingt et un (21) jours suivant la réception écrite, celle-ci peut être convoquée par les signataires eux-mêmes de la demande écrite.
Seuls les sujets mentionnés dans l’avis de convocation peuvent être traités au cours d’une assemblée extraordinaire. 

16.     AVIS DE CONVOCATION 

L’assemblée générale est convoquée par le conseil d’administration. L'avis de convocation pour toute assemblée peut être envoyé par lettre, fax ou courrier électronique, selon la volonté des membres, adressée à chaque membre qui y a droit, à sa dernière adresse connue au moms dix (10) jours ouvrables avant la tenue de l’assemblée.

17.     QUORUM 

ASSEMBLÉE ANNUELLE ORDINAIRE ET EXTRAORDINAIRE
Cinquante pour cent (50%) des membres réguliers constituent le quorum à toute assemblée annuelle ordinaire ou à une assemblée extraordinaire.

 18.     VOTE 

Dans la mesure du possible, les décisions se prennent par consensus. Si le vote s ‘avère nécessaire, les membres réguliers présents ont droit à un vote chacun.
Sauf disposition contraire la Loi, toutes les questions soumises à une assemblée des membres seront tranchées par une majorité simple (50% + 1) des voix exprimées sauf pour les résolutions concernant les objets, les statuts et les règlements ments de la corporation et la destitution du conseil d’administration qui nécessitent un vote aux 2/3 des membres présents.
En cas de partage des voix, le président d’assemblée aura voix prépondérante.
Le vote se prend à main levée, à moins que le scrutin secret ne soit demandé par un (1) membre votant présent.

 19.     PRÉSIDENT ET SECRÉTAIRE D’ASSEMBLÉE 

Le Président de la corporation ou, à son défaut, le vice-président, ou, en leur absence, toute autre personne qui peut être de temps à autre nommée à cet effet par le conseil d’administration, préside aux assemblées des mernbres. Le secrétaire de la corporation, ou toute autre personne nommée à cette fin par le conseil d’administration agit comme secrétaire des assemblées des membres.

LE CONSEIL D’ADMINISTRATION

20.    ÉLIGIBILITÉ 

Les administrateurs sont des représentants nommés par leur organismes et ils sont des membres réguliers. Les employés de la corporation ne peuvent occuper des postes d’administrateurs. Le directeur-général ou la personne qui assure la coordination de la corporation peut assister aux réunions du conseil d'administration dans droit de vote. 

21.    COMPOSITION ET DURÉE DES FONCTIONS

Le conseil d’administration est composé d’un représentant par membre régulier. La durée de leur mandat est de deux (2) ans. (Les administrateurs sont rééligibles pour au plus trois (3) mandats consécutifs (6 ans) au même poste). Les personnes qui sont élues au conseil d’administration s’engagent à participer aux travaux d’un comité de travail sans en être nécessairement responsables.

22.    VACANCE 

Tout administrateur dont la charge à déclarée vacante peut être remplacé par résolution d’une assemblée extra-ordinaire convoquée à cet effet mais le remplaçant ne demeure en fonction que pour le reste du terme non expiré de son prédécesseur. Lorsque des vacances surviennent dans le conseil d’administration les administrateurs demeurant en fonction peuvent continuer à agir en autant que le quorum existe et convoquent une assemblée extraordinaire.

23.    RETRAIT D’UN ADMINISTRATEUR

 Cesse de faire partie du Conseil d’administration et d’occupé sa fonction, tout administrateur qui:

• Présente par écrit sa démission au conseil d’administration
• Devient incapable de remplir ses fonctions;
• Est démis par un vote au 2/3 des membres du conseil d’administration;
• Décède, devient insolvable ou interdi;
• Perd sa qualité de représentant;
• S'absente à trois (3) réunions consécutives sans motif sérieux. 

24.   RÉNUMÉRATION 

Les administrateurs s‘acquittent de leur mandat à titre gratuit. Ils ont toutefois droit au remboursement des dépenses raisonnables qu ‘ils engagent dans l’exercice de leur fonction avec le consentement du conseil d’administration. Les administrateurs et officiers de la corporation sont tenus par la corporation indemnes et à couvert de toute poursuite judiciaire ou de toute réclamation qui pourrait leur être adressée à cause ou en raison d’actes accomplis et de décisions prises relatives aux affaires de la corporation dans l’exercice de leurs fonctions à l’exception de ceux résultant de leur négligence ou de leur omission volontaire.

 25.  POUVOIRS ET RESPONSABILITÉS DU CONSEIL D'ADMINISTRATION 

Le conseil d’administration:

• Veille à la réalisation des mandats donnés par l’assemblée générale;
• Prépare et supervise la mise en oeuvre du plan d’action de la corporation;
• Détermine les conditions d’embauche et de travail de la permanence ou des employés contractuels.
• L’administrateur doit, dans l’exercice de ses fonctions, respecter les obligations que la Loi, les lettres patentes et les réglements lui imposent et agir dans les limites des pouvoirs qui lui sont conférés.
  L’administrateur doit agir avec prudence et diligence, soin, honnêteté et loayuté dans le meilleur intérêt de la corporation.
  L’administrateur ne peut être lié à un mandat qu’il aurait reçu d‘un tiers en particulier, un administrateur qui est membre du conseil d’administration d’une autre corporation n’agit pas au nom de cette dernière mais bien en tant qu’administrateur de la Table. Un employé qui siège au conseil n'a aucun mandat syndical, droit de représentation ou pouvoir de négociation au nom des salariés. 

ASSEMBLÉE DU CONSEIL D'ADMINISTRATION

26.   FRÉQUENCE, AVIS, QUORUM ET VOTE 

Le conseil d’administration se réunit sur convocation du président. Il se réunit au moms quatre (4) fois par année et aussi souvent que jugé nécessaire.
L’avis de convocation est donnée par courrier ordinaire, téléphone, télécopieur ou courrier électronique au moms cinq (5) jours ouvrables à l’avance. Si tous les administrateurs sont présents ou si les absents y consentent par écrit, l’assemblée peut avoir lieu sans avis préalable de convocation.
Le quorum de chaque assemblée est fixé à la majorité (50% + 1) des administrateurs. Un quorum doit être présent pour toute la durée des assemblées.
Toutes les résolutions du conseil d’administration sont adoptées à la majorité simple (50% + 1 des voix exprimées) sauf celles concernant la perte de statut de membre qui sont adoptées au 2/3.

ÉLIGIBILITÉ

Les administrateurs sont des représentants nommé par leurs organismes comme membre régulier et un subtitut si il y a lieu

27.     RÉSOLUTION SIGNÉE 

Une résolution écrite, signée par tous les administrateurs, est valide et a le même effet que si elle avait adoptée à une assemblée du conseil d’administration dûment convoquée et tenue. Une telle résolution doit être insérée dans le registre des procès-verbaux de la corporation, suivant sa date, au même titre qu’un procès-verbal régulier. 

28.     PROCÈS-VERBAUX

Les membres de la corporation peuvent consulter les procès-verbaux et résolutions du conseil d’administration conservés au secrétariat sur demande et sur rendez-vous.

LE COMITÉ EXÉCUTIF

29.    COMPOSITION 

Le comité exécutif est composé de trois (3) membres. Le président, le vice-président et le secrétaire-trésorier.
La durée de leur mandat est de deux (2) ans.
Un des postes au comité exécutif est réservé à un représentant des organismes issus des MRC des Noulins ou de l'Assomption.
Dans le cas d'une nomination à l'exécutif d'un membre régulier le subtitut devient membre régulier avec droit de vote.

RÔLES ET POUVOIRS 

30.     PROCÉDURE D’ÉLECTION

 Président et secrétaire d’élection

L’assemblée nomme ou élit un président et un secrétaire d’élection et deux (2) sucratateurs, qui peuvent, mais ne doivent pas nécessairement être membres de la corporation.

Mise en candidature

Tout rnembre de la corporation présent  à l’assemblée peut proposer:
a) Tout autre membre également présent;
b) Tout autre membre absent, à la condition que celui-ci soit représenté à l’assemblée générale par un membre dûment autorisé à le porter candidat en vertu d’une procuration écrite en bonne et due forme.
Chaque mise en candidature doit être appuyée par au moms un membre.
Le président d’élection reçoit une par une les candidatures ainsi que leurs proposeurs et appuyeurs, le tout consigné par le secrétaire d’élection.
Une fois les mises en candidature terminées, le président vérifie le consentement des candidats proposés dans l’ordre inverse de leur muse en nomination.
Le président d’élection reçoit les candidatures au poste de président.
Il procède de la même façon pour les postes de vice-président et de secrétaire-trésorier.

31.      PROCÉDURE D’ÉLECTTON

S’il y a plus d ‘un candidat à un poste les délégués devront choisir par voix de scrutin secret parmi les candidats en lice. Les électeurs devront inscrire sur un bulletin de vote le nom du candidat de leur choix. Le candidat ayant reçu le plus grand nombre de vote sera élu.

32.     PRÉSIDENCE

Le président est le premier dirigeant de la corporation. Il exerce son autorité sous le contrôle du conseil. Il est le porte-parole officiel de la corporation, à moins que le conseil n’en désigne un autre. Il préside les assemblées des membres et du conseil d’administration. Il voit à la réalisation des objectifs de la corporation, s ‘assure de l’exécution des décisions du conseil d’administration, signe tous les documents requérant sa signature et remplit tous les devoirs qui peuvent lui être attribués par le conseil d’administration.
En tant que porte-parole de la corporation, la personne s ‘engage à ne pas représenter son organisme d'origine mais bien exprimer le point de vue de la corporation.

33.   VICE-PRÉSIDENCE

Le vice-président soutient le président dans l’exercice de ses fonctions. Il le remplace en cas d’absence ou d’incapacité  d'agir. Il peut remplir toute autre fonction que lui attribue le conseil.

34.    SECRÉTAIRE

Le secrétaire assiste aux assemblées des membres et du conseil d’administration et il en rédige les procès-verbaux. Les registres, les reglements et les procès-verbaux sont sous sa garde et conservés en tout temps au siège social de la corporation. Il en fournit les extraits requis.

35.     TRÉSORIER

Le trésorier à la charge et la garde des fonds de la corporation et de ses livres de comptabilité. Il tient un relevé précis des produits et charges selon les règles ainsi que des recettes et déboursés de la corporation dans un ou des livres appropriés à cette fin et en fait rapport au conseil périodiquement. Il dépose dans une institution financiere déterminée par le conseil d'administration, les deniers de la corporation. Il présente annuellement une proposition de budget au conseil.
Le trésorier siège d'office au sein des comités de financement, collecte de fonds et commandite mis en place par la Table ou le conseil d’administration.

36.    CONFLIT D’INTÉRÊT

Dès qu'une personne devient administratrice de la corporation elle doit toujours prendre en considération le meilleur intérêt de la corporation. Elle n’est pas là pour défendre ou représenter des intérêts particuliers externes à cette corporation, nonobstant l’organisme ou le regroupement qui l’à désigné.
Aucun administrateur intéressé, soit personnellement, soit comme membre d'une société ou corporation, dans un contrat avec la corporation, n'est tenu de démissionner. Il doit cependant divulger son intérêt au conseil d’administration au moment ou celui-ci discute de ce contrat, le faire consigner au procès-verbal, s’abstenir de délibérer et de voter sur cette question. A la demande du président ou de tout administrateur, l’administrateur intéressé doit quitter la réunion pendant que le conseil d’administration délibère et vote sur l’acquisition ou le contrat en question.

37.    DÉMISSION ET DESTITUTION

Tout dirigeant peut démissionner en tout temps en remettant sa démission par écrit au président ou au secrétaire de la corporation ou lors d’une assemblée du conseil d’administration.
La destitution d’un membre du conseil d’administration exige un vote au 2/3 des membres du conseil et cette décision doit être entérinée par l’assemblée générale ou extraordinaire des membres en règle de la corporation.
Sa démission est acceptée au moment de la remise et effective à la date inscrite dans la lettre.

LES COMITÉ

38.    COMITÉS DE TRAVAIL

L’assemblée des membres peut créer tout comité qu’elle juge nécessaire au bon fonctionnement de la corporation, déterminer miner leurs mandats et nommer ses membres. Ils doivent faire rapport à la Table de l’état d’avancement de leurs travaux et ils sont dissous automatiquement à la fin de leur mandat ou sur résolution de l’assembée des membres.
Le conseil d’administration peut créer des comités de travail.

39.    CONITÉS PERMANENTS

La Table peut se doter de comités permanents qu’elle juge nécessaire au bon fonctionnement de la corporation, déterminer leurs mandats et nommer leurs membres.

LES DISPOSITIONS FINANCIERES

40.    EXERCICE FINANCIER

L’exercice financier de la corporation se termine le 31 mars de chaque année.

41.   COTISATION

L’assemblée générale a le pouvoir de fixer la cotisation annuelle que chaque membre de la corporation devra défrayer.

42.   VÉRIFICATION

Les livres et états financiers de la corporation sont vérifiés chaque année, aussitôt que possible après l’expiration de chaque exercice financier, par le vérificateur nommé à cette fin lors de chaque assemblée générale des membres.

43.   EFFETS BANCAIRES

Tous les chèques, billets et autres effets bancaires de la corporation sont signés par les personnes qui sont désignées à cette fin par le conseil d’administration.

44.   CONTRATS

Les contrats et autres documents requérant la signature de la corporation sont au préalable approuvés par le conseil d’administration et signés ensuite par les personnes qui sont désignées à cette fin.

LES DISPOSITIONS FINALES

45.   MODIFICATIONS

Les modifications aux règlements de la corporation doivent, conformément aux exigences de la Loi sur les compagnies, être adoptées par le conseil d’administration et ratifiées ensuite par deux tiers des membres en assemblée annuelle.
Le conseil d’administration peut, dans les limites penises par la Loi, amender les reglements de la corporation, les abroger ou en adopter de nouveaux et ces amendements sont en vigueur dès leur adoption par le conseil et ils le demeurent jusqu'à la prochaine assemblée annuelle de la corporation ou ils doivent être entérinées par les membres pour demeurer en vigueur, à moins que dans l’intervalle ils aient été entérinés lors d’une assemblée extraordinaire convoquée à cette fin.

46.     RÈGLEMENT

Le présent règlement constitue un contrat entre l’organisme et ses membres et entre ces derniers, et tous sont réputés en avoir pris connaissance.

 (c)2005